Gestión de Costos e Inventarios para Restaurantes en Colombia
Guía de costos, inventarios y mermas para restaurantes PyME. Escandallo, NIIF y obligaciones fiscales 2026.
Gestión de Costos e Inventarios para Restaurantes en Colombia: Guía Completa 2026
El sector gastronómico colombiano enfrenta un desafío constante: mantener la rentabilidad en un entorno donde los márgenes son ajustados y cualquier ineficiencia puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La gestión adecuada de costos e inventarios no es solo una buena práctica empresarial, sino una necesidad para la supervivencia del negocio.
Esta guía integral aborda todos los aspectos que un restaurante PyME debe dominar para optimizar sus operaciones: desde el cálculo del food cost y la elaboración de escandallos, hasta el cumplimiento de las normas NIIF para inventarios y las obligaciones tributarias específicas del sector en Colombia.
Dato clave: Un restaurante rentable generalmente mantiene un porcentaje de costo de alimentos entre el 28% y el 35% de sus ventas. Superar este rango puede comprometer seriamente la viabilidad del negocio.
¿Por qué es crítica la gestión de costos en restaurantes?
Los restaurantes operan con márgenes netos que típicamente oscilan entre el 5% y el 10% de la facturación. En este contexto, desperdiciar incluso un pequeño porcentaje del género puede consumir una parte importante del beneficio. Además del costo de la materia prima perdida, hay que considerar el tiempo del personal invertido en preparar comida que no se vendió, la energía gastada en cocinar platos que acabaron en la basura, y el espacio de almacenamiento ocupado por stock vencido.
La implementación de sistemas de control de costos permite identificar los platos con mayores márgenes y promocionarlos, eliminar del menú aquellos que generan pérdidas, y optimizar las compras según la demanda real del negocio.
Componentes del costo en un restaurante
La estructura de costos de un restaurante se divide en tres grandes grupos que todo contador debe conocer para asesorar adecuadamente a sus clientes:
| Categoría | Componentes | Porcentaje típico |
|---|---|---|
| Costo de alimentos y bebidas | Materias primas, ingredientes, bebidas | 28% - 35% |
| Costos laborales | Salarios, prestaciones sociales, seguridad social | 25% - 35% |
| Costos operativos | Arriendo, servicios públicos, seguros, mantenimiento | 20% - 30% |
El costo de alimentos y bebidas incluye todos los ingredientes utilizados para preparar y servir los platos. Para gestionar estos costos es fundamental controlar el inventario, negociar con proveedores, y utilizar prácticas de cocina eficientes que minimicen el desperdicio.
El concepto de Food Cost y su cálculo
El food cost o porcentaje de costo de alimentos es la relación entre el costo de las materias primas utilizadas y los ingresos generados por la venta de alimentos. Esta métrica es fundamental para evaluar la rentabilidad del negocio.
Fórmula del Food Cost
La fórmula para calcular el porcentaje de costo de alimentos es:
Porcentaje de Food Cost = [(Inventario Inicial + Compras - Inventario Final) ÷ Ventas de Alimentos] × 100
Por ejemplo, si un restaurante tiene un inventario inicial valorado en $10.000.000, realiza compras por $5.000.000, y al final del período su inventario es de $8.000.000, con ventas de alimentos de $21.000.000:
Food Cost = [($10.000.000 + $5.000.000 - $8.000.000) ÷ $21.000.000] × 100 = 33,3%
Advertencia: No confunda el food cost con el costo de compras. El ajuste de inventario es esencial para obtener un porcentaje exacto del costo de los alimentos vendidos.
Food Cost por tipo de restaurante
Diferentes tipos de restaurantes tienen rangos de food cost distintos según la naturaleza de sus ingredientes principales:
| Tipo de restaurante | Food Cost típico |
|---|---|
| Restaurantes de carnes | 40% - 45% |
| Restaurantes de mariscos | 35% - 40% |
| Restaurantes italianos | 25% - 30% |
| Cafeterías y panaderías | 25% - 35% |
| Comidas rápidas | 25% - 30% |
El escandallo: herramienta fundamental para costear platos
El escandallo es la herramienta que permite calcular con precisión el costo real de cada plato o receta. Se basa en el desglose detallado de los ingredientes que lo componen, sus cantidades exactas y su precio de compra, con el objetivo de conocer el costo unitario y determinar un precio de venta rentable.
Componentes de un escandallo completo
Un escandallo debe incluir los siguientes elementos para cada receta:
- Nombre de la preparación y número de porciones obtenidas
- Lista de ingredientes con cantidades exactas por porción
- Peso bruto de cada ingrediente (antes de procesar)
- Peso neto o rendimiento (después de limpieza y cocción)
- Porcentaje de merma de cada producto
- Costo unitario de cada ingrediente
- Costo total de la receta y por porción
Ejemplo práctico de escandallo
Consideremos un plato de arroz con pollo para 4 porciones:
| Ingrediente | Peso bruto (g) | Merma (%) | Peso neto (g) | Costo/kg | Costo total |
|---|---|---|---|---|---|
| Pollo | 1.000 | 25% | 750 | $12.000 | $12.000 |
| Arroz | 400 | 0% | 400 | $4.000 | $1.600 |
| Cebolla | 150 | 15% | 127 | $3.500 | $525 |
| Pimentón | 100 | 10% | 90 | $5.000 | $500 |
| Aceite | 50 ml | 0% | 50 ml | $8.000/L | $400 |
| Condimentos | - | - | - | - | $300 |
| Total receta | $15.325 | ||||
| Costo por porción | $3.831 |
Si el restaurante busca un food cost del 33%, el precio de venta por porción debería ser:
Precio de venta = Costo por porción ÷ % Food Cost objetivo = $3.831 ÷ 0,33 = $11.609
Control de mermas y desperdicios
Las mermas representan uno de los mayores obstáculos para mantener un control eficiente del food cost. Según estudios del sector, las mermas pueden representar hasta un 10% o más del total de los costos de alimentos si no se gestionan adecuadamente.
Tipos de mermas en restaurantes
Merma de preparación: Pérdidas producidas al pelar, cortar, deshuesar o limpiar alimentos. Por ejemplo, 1 kg de papas puede quedar en 700 g después de pelarlas y cortarlas, representando una merma del 30%.
Merma por cocción: Consecuencia de la evaporación de líquidos durante la cocción. Las carnes pueden perder entre 20% y 40% de su peso durante el proceso de cocción.
Merma por almacenamiento: Alimentos que pierden peso o se deterioran por deshidratación, oxidación o almacenamiento prolongado.
Desperdicio evitable: Comida que se desecha por sobreproducción, errores de cocina, devoluciones de clientes, o productos vencidos.
Fórmula para calcular el porcentaje de merma
Merma (%) = [(Peso bruto - Peso neto) ÷ Peso bruto] × 100
Buena práctica: Reducir el desperdicio de alimentos en un 20-30% puede aumentar los márgenes de ganancia entre un 2-6%, según estudios del sector gastronómico.
Estrategias para reducir mermas
- Sistema PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir): Asegura que los productos más antiguos se usen primero, minimizando el riesgo de vencimiento.
- Control de porciones estándar: Establecer tamaños de porciones exactos para cada plato evita el uso excesivo de ingredientes.
- Almacenamiento adecuado: Mantener la cadena de frío y organizar correctamente los productos.
- Planificación de menús: Diseñar menús que utilicen ingredientes comunes en múltiples platos.
- Capacitación del personal: Entrenar en técnicas eficientes de corte, preparación y manejo de alimentos.
Sistemas de inventario para restaurantes
El manejo óptimo del inventario es una de las bases para el desarrollo de un restaurante rentable y financieramente sano. No solo permite evitar las pérdidas y mantener los costos bajo control, sino que también ayuda a mantener una operación fluida.
Métodos de valuación de inventarios según NIIF
Para los restaurantes clasificados como PyME (Grupo 2) en Colombia, la Sección 13 de la NIIF para PyMES establece los lineamientos para el tratamiento contable de los inventarios. Los métodos aceptados son:
| Método | Descripción | Uso recomendado |
|---|---|---|
| PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir) | Los primeros productos en entrar son los primeros en salir | Productos perecederos, ideal para restaurantes |
| Costo promedio ponderado | Se calcula un costo promedio de todas las unidades | Productos no diferenciables |
| UEPS (Últimas en Entrar, Primeras en Salir) | Prohibido bajo NIIF | No aplica |
Importante: El método UEPS (Últimas en Entrar, Primeras en Salir) está expresamente prohibido bajo las NIIF. Los restaurantes deben usar PEPS o costo promedio ponderado.
Reconocimiento y medición de inventarios
Según la Sección 13 de NIIF para PyMES, los inventarios deben medirse al menor valor entre el costo y el valor neto realizable (VNR). El costo del inventario comprende:
- Costos de adquisición (precio de compra, aranceles, transporte)
- Costos de transformación (mano de obra directa, costos indirectos de producción)
- Otros costos necesarios para dar a los inventarios su condición y ubicación actuales
El valor neto realizable es el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.
Frecuencia recomendada de inventarios
| Tipo de productos | Frecuencia | Justificación |
|---|---|---|
| Perecederos (carnes, lácteos, verduras) | Diario | Garantizar frescura y minimizar desperdicio |
| No perecederos (enlatados, granos) | Semanal | Detectar discrepancias y ajustar pedidos |
| Inventario completo | Mensual | Análisis de pérdidas y planificación de compras |
Tratamiento fiscal de los inventarios en Colombia
Sistema para establecer el costo de los inventarios enajenados
El artículo 62 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deben establecer el costo de enajenación de inventarios mediante:
- Sistema de juego de inventarios o periódicos
- Sistema de inventarios permanentes o continuos
Los contribuyentes obligados a presentar declaración de renta firmada por revisor fiscal o contador público deben usar el sistema de inventarios permanentes o cualquier otro sistema de reconocido valor técnico autorizado por la DIAN.
Disminución del inventario - Artículo 64 del E.T.
El inventario puede disminuirse para efectos fiscales en los siguientes casos:
Faltantes de fácil destrucción o pérdida: Las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un 3% de la suma del inventario inicial más las compras. Se requiere demostrar el hecho que dio lugar a la pérdida.
Inventarios dados de baja por obsolescencia: Son deducibles cuando se destruyen, reciclan o chatarrizan, siempre que se elabore un acta de destrucción con cantidad, descripción, costo fiscal unitario y total, y justificación de la obsolescencia, firmada por el representante legal.
Atención: Las pérdidas por deterioro de valor reconocidas contablemente NO son deducibles fiscalmente hasta el momento de la enajenación del inventario, según el artículo 59 del E.T.
Diferencias entre el valor contable y fiscal
El artículo 59 del Estatuto Tributario señala que las pérdidas por deterioro de valor parcial del inventario por ajustes a valor neto de realización solo son deducibles al momento de su enajenación. Esto genera una diferencia temporaria entre el valor contable y fiscal que debe controlarse en la conciliación fiscal.
Obligaciones tributarias específicas para restaurantes
Impuesto Nacional al Consumo (INC)
El servicio de restaurante está excluido del IVA pero gravado con el Impuesto Nacional al Consumo del 8%, según el numeral 3 del artículo 512-1 del Estatuto Tributario. Esto aplica a:
- Expendio de comidas y bebidas preparadas para consumo en el lugar
- Servicio para llevar o a domicilio
- Servicios de alimentación bajo contrato (catering)
- Expendio de comidas y bebidas alcohólicas en bares, tabernas y discotecas
Excepción importante: Los restaurantes que operan bajo franquicia no están excluidos del IVA y deben cobrarlo a la tarifa del 19%, quedando excluidos del INC.
No responsables del INC en 2026
Según el artículo 512-13 del E.T., las personas naturales pueden operar como no responsables del INC si cumplen la totalidad de las siguientes condiciones:
| Requisito | Valor 2026 (basado en ingresos 2025) |
|---|---|
| Ingresos brutos año anterior (2025) | Inferiores a $183.309.000 (3.500 UVT × $52.374) |
| Número de establecimientos | Máximo 1 |
| Explotación de franquicias | No permitido |
Actualización 2026: La UVT para 2026 quedó fijada en $52.374 según la Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025 expedida por la DIAN. Esto representa un incremento del 5,17% frente al valor de 2025.
Si durante 2026 los ingresos brutos provenientes de la actividad de restaurante superan las 3.500 UVT ($183.309.000), el contribuyente pasará a ser responsable del INC a partir del 1 de enero de 2027.
Base gravable del INC
La base gravable está conformada por el precio total de consumo, incluidas las bebidas acompañantes y demás valores adicionales. No hacen parte de la base gravable:
- La propina (por ser voluntaria)
- Los alimentos excluidos del IVA que se vendan sin transformaciones adicionales
El impuesto debe calcularse previamente e incluirse en la lista de precios al público, discriminándose en la factura o documento equivalente.
Declaración y pago del INC
Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo deben declarar y pagar de manera bimestral mediante el formulario 310 prescrito por la DIAN. Los períodos bimestrales son:
- Enero - Febrero
- Marzo - Abril
- Mayo - Junio
- Julio - Agosto
- Septiembre - Octubre
- Noviembre - Diciembre
Políticas contables para inventarios en restaurantes
Los restaurantes deben establecer políticas contables claras para el manejo de sus inventarios. Estas políticas deben documentarse y aplicarse de manera consistente.
Elementos mínimos de la política de inventarios
- Método de valuación: PEPS o costo promedio ponderado
- Frecuencia de conteos físicos: Diario para perecederos, semanal/mensual para otros
- Tratamiento de mermas: Porcentajes aceptables y procedimiento de documentación
- Deterioro y obsolescencia: Criterios para reconocer pérdidas y procedimiento de baja
- Segregación de funciones: Separación entre quienes reciben, almacenan y registran
- Documentación soporte: Formatos de entrada, salida, transferencias y bajas
Ejemplo de registro contable de merma natural
Cuando se detecta una merma dentro del porcentaje normal esperado (por ejemplo, evaporación o deshidratación):
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Costo de ventas (merma normal) | $XXX | |
| Inventario de materias primas | $XXX |
Para mermas anormales (superiores a lo esperado o por descuido):
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto por pérdida de inventario | $XXX | |
| Inventario de materias primas | $XXX |
Indicadores clave de desempeño (KPIs) para restaurantes
Para una gestión efectiva de costos e inventarios, los restaurantes deben monitorear los siguientes indicadores:
| KPI | Fórmula | Meta recomendada |
|---|---|---|
| Food Cost % | (Costo alimentos ÷ Ventas alimentos) × 100 | 28% - 35% |
| Beverage Cost % | (Costo bebidas ÷ Ventas bebidas) × 100 | 18% - 24% |
| Labor Cost % | (Costos laborales ÷ Ventas totales) × 100 | 25% - 35% |
| Prime Cost % | (Food + Labor) ÷ Ventas | 55% - 65% |
| Rotación de inventario | Costo de ventas ÷ Inventario promedio | 4-8 veces/mes |
| Índice de merma | (Merma ÷ Compras) × 100 | < 3% |
Herramientas tecnológicas para el control de costos
La implementación de sistemas tecnológicos facilita significativamente el control de costos e inventarios:
Sistema POS (Punto de Venta): Permite registrar ventas, gestionar menús y crear reportes de rendimiento por producto.
Software de inventarios: Automatiza el seguimiento de existencias, genera alertas de reorden y calcula el costo de ventas en tiempo real.
Software de escandallos: Facilita el cálculo de costos por plato y la actualización automática cuando cambian los precios de los ingredientes.
ERP integrado: Conecta ventas, inventarios, compras y contabilidad en un solo sistema, permitiendo tomar decisiones basadas en datos.
Conclusión
La gestión efectiva de costos e inventarios es determinante para la rentabilidad y sostenibilidad de cualquier restaurante en Colombia. Implementar sistemas de control como el escandallo, mantener políticas claras de inventarios bajo NIIF, y cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias como el INC, son pilares fundamentales para el éxito del negocio.
El contador que asesora restaurantes debe dominar no solo los aspectos contables y fiscales, sino también comprender la operación del negocio para proporcionar recomendaciones que realmente impacten la rentabilidad de sus clientes.
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Aviso legal: Esta guía tiene fines informativos y educativos. Para situaciones específicas de su negocio, consulte con un contador público titulado que pueda evaluar sus circunstancias particulares. La normativa tributaria y contable puede cambiar, por lo que se recomienda verificar la vigencia de las disposiciones mencionadas.
Última actualización: Enero 2026
Fuentes consultadas:
- Estatuto Tributario de Colombia (artículos 59, 62, 64, 426, 512-1, 512-8, 512-9, 512-13)
- NIIF para PyMES - Sección 13 Inventarios
- NIC 2 - Inventarios
- Resolución DIAN 000238 de diciembre 15 de 2025 (UVT 2026)
- Conceptos y oficios DIAN