Políticas Contables bajo NIIF: Guía Completa para Elaborar tu Manual

La preparación de estados financieros confiables y comparables depende en gran medida de un elemento que muchas empresas colombianas aún subestiman: las políticas contables. Si bien el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera inició hace más de una década en Colombia, la realidad es que un número considerable de entidades opera con manuales de políticas desactualizados, copiados de otras organizaciones o, peor aún, inexistentes en la práctica.

Esta guía profundiza en todos los aspectos relacionados con la elaboración, actualización y aplicación efectiva de políticas contables bajo NIIF, con especial énfasis en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas colombianas que aplican el marco técnico normativo del Grupo 2.

¿Qué son las Políticas Contables?

La Sección 10 del Estándar para Pymes define las políticas contables como los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados por una entidad al preparar y presentar sus estados financieros. En términos prácticos, representan los parámetros bajo los cuales una organización reconoce, mide, presenta y revela todas sus transacciones económicas.

Concepto clave: Las políticas contables no son simples formalismos documentales. Son los lineamientos operativos que determinan cómo se traduce la realidad económica de una empresa en información financiera útil para la toma de decisiones.

A diferencia de lo que muchos profesionales asumen, las políticas contables no equivalen al manual contable completo. El manual contable está conformado por tres componentes diferenciados: las políticas contables propiamente dichas, las estimaciones contables (que definen cómo se ejecuta cada política) y los procedimientos (instrucciones operativas para la aplicación práctica).

Marco Normativo en Colombia

El marco técnico normativo de información financiera para las entidades colombianas se encuentra estipulado en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, el cual ha sido objeto de múltiples modificaciones a través de los decretos 2496 de 2015, 2101, 2131 y 2132 de 2016, 2170 de 2017, 2483 de 2018, 2270 de 2019, 1432 de 2020, 938 y 1670 de 2021, y el 1611 de 2022.

Este marco establece tres grupos principales de aplicación:

Para efectos de políticas contables, las entidades del Grupo 1 deben observar la NIC 8, mientras que las del Grupo 2 aplican la Sección 10 del Estándar para Pymes. Las microempresas del Grupo 3 pueden apoyarse en la Sección 10 como referencia para elaborar su manual.

Actualización importante: Actualmente se encuentra en proyecto la tercera edición de las NIIF para Pymes (febrero 2025), que modificaría el anexo 2 del Marco Técnico Normativo de información financiera para entidades del Grupo 2. Los contadores deben mantenerse atentos a estos cambios para actualizar oportunamente las políticas de sus clientes.

Importancia Estratégica de las Políticas Contables

La relevancia de contar con políticas contables adecuadamente diseñadas trasciende el mero cumplimiento normativo. Estas cumplen funciones fundamentales que impactan directamente la gestión empresarial.

En primer lugar, proporcionan una guía sistemática para la preparación y presentación de estados financieros, garantizando consistencia en el tratamiento de transacciones similares a lo largo del tiempo. Sin políticas claras, dos contadores diferentes podrían aplicar criterios distintos a operaciones idénticas, generando información incomparable.

En segundo lugar, las políticas establecen los principios sobre los cuales se rige la compañía para la elaboración de sus estados financieros, creando un marco de referencia objetivo que reduce la discrecionalidad excesiva y facilita la auditoría.

Finalmente, otorgan a la compañía las bases para la construcción de directrices operativas y la definición de procedimientos específicos. Una política bien diseñada se convierte en el fundamento sobre el cual se construyen los controles internos relacionados con el proceso contable.

Características de las Políticas Contables Efectivas

De acuerdo con el Estándar para Pymes, las políticas contables que adopta una entidad deben cumplir con características específicas que garanticen la utilidad de la información financiera resultante.

Relevancia: Las políticas deben generar información que sea útil para la toma de decisiones económicas por parte de los usuarios de los estados financieros. Una política que produce datos irrelevantes para los stakeholders no cumple su propósito fundamental.

Representación fiel: La información resultante debe representar fielmente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad. Esto implica que las políticas deben capturar la esencia económica de las transacciones, no meramente su forma legal.

Comparabilidad: Las políticas deben aplicarse de manera uniforme para transacciones similares, tanto entre períodos como entre entidades del mismo sector. Esta consistencia permite a los usuarios identificar tendencias y realizar comparaciones significativas.

Estructura de una Política Contable Individual

Cada política contable dentro del manual debe contener elementos específicos que faciliten su comprensión y aplicación. La estructura recomendada incluye los siguientes componentes:

Proceso de Elaboración de Políticas Contables

La construcción de un manual de políticas contables efectivo requiere un enfoque metodológico que garantice la cobertura completa de las operaciones de la entidad. A continuación se presenta el proceso recomendado.

Paso 1: Diagnóstico Inicial

El punto de partida consiste en elaborar una lista exhaustiva de todas las clases de transacciones que realiza la entidad en el desarrollo de sus operaciones. Este inventario debe incluir no solo las operaciones recurrentes, sino también aquellas que ocurren esporádicamente pero tienen impacto material en los estados financieros.

Durante esta fase, es fundamental evitar el error común de copiar modelos de políticas contables de otras entidades. Cada organización tiene una operación distinta, y las políticas deben reflejar esa particularidad. Un manual copiado de otra empresa puede contener tratamientos para transacciones que la entidad nunca realiza, mientras omite políticas para operaciones críticas de su giro específico.

Paso 2: Evaluación de Materialidad

Una vez identificadas todas las transacciones, el siguiente paso es determinar cuáles de ellas son materiales para la entidad. La materialidad depende del tamaño y naturaleza de la omisión o inexactitud, evaluada en función de las circunstancias particulares de cada organización.

Implicación práctica: Las políticas contables para transacciones materiales deben contener el tratamiento específico requerido por el Estándar para Pymes. Sin embargo, las políticas para transacciones que no sean materiales pueden apartarse de dicho tratamiento si esto simplifica el proceso contable sin afectar la utilidad de la información.

Paso 3: Identificación de Alternativas Normativas

Para cada transacción material, es necesario identificar las alternativas de tratamiento contable permitidas por el marco normativo aplicable. Las NIIF para Pymes ofrecen opciones en varios aspectos: métodos de depreciación para propiedad, planta y equipo, fórmulas de costo para inventarios, modelos de medición posterior para ciertos activos, entre otros.

La selección entre alternativas permitidas debe basarse en cuál proporciona información más relevante y representativa de la realidad económica de la entidad específica.

Paso 4: Documentación y Redacción

La redacción de cada política debe ser clara, específica y operativa. Una política efectiva no se limita a transcribir el texto de la norma, sino que lo adapta a las circunstancias particulares de la entidad, incluyendo definiciones de umbrales, criterios específicos de aplicación y ejemplos ilustrativos cuando resulte apropiado.

Paso 5: Aprobación por la Administración

Una vez construida la política, el paso final es su aprobación formal. Esta debe ser realizada por la administración de la entidad, generalmente la junta directiva o el órgano equivalente. Esta aprobación otorga legitimidad al manual y establece claramente que las políticas son decisiones corporativas, no meramente preferencias del departamento contable.

Buena práctica: Es recomendable que el acta de aprobación del manual de políticas contables incluya la fecha de vigencia, los responsables de su aplicación y el procedimiento para futuras actualizaciones.

Políticas Contables Esenciales para Pymes

Si bien cada empresa requiere un manual adaptado a sus operaciones específicas, existe un conjunto de políticas que resultan comunes a la mayoría de las pequeñas y medianas empresas colombianas.

Políticas Generales de Presentación

Estas políticas establecen los criterios transversales para la preparación de estados financieros, incluyendo la declaración de hipótesis de negocio en marcha, la moneda funcional y de presentación, el período contable, y las bases generales de clasificación de partidas entre corrientes y no corrientes.

Políticas para Partidas del Estado de Situación Financiera

Este grupo incluye las políticas para el tratamiento de efectivo y equivalentes, instrumentos financieros (cuentas por cobrar, inversiones, préstamos), inventarios, propiedad planta y equipo, propiedades de inversión, activos intangibles, y los diferentes tipos de pasivos y componentes del patrimonio.

Políticas para Partidas del Estado de Resultados

Comprenden el reconocimiento de ingresos ordinarios según el tipo de actividad de la entidad, el tratamiento de costos y gastos operacionales, y el manejo de partidas no recurrentes o extraordinarias.

Políticas Especiales

Dependiendo del sector y las operaciones específicas, pueden requerirse políticas adicionales para beneficios a empleados, impuestos diferidos, instrumentos financieros complejos, combinaciones de negocios, conversión de moneda extranjera, entre otras.

Cambios en Políticas Contables vs. Estimaciones vs. Errores

Una de las áreas que genera mayor confusión en la práctica profesional es la distinción entre cambios en políticas contables, cambios en estimaciones contables y corrección de errores. Esta diferenciación es fundamental porque cada situación tiene un tratamiento contable distinto.

Cambios en Políticas Contables

Un cambio en política contable ocurre cuando la entidad modifica los principios, bases o procedimientos utilizados para el reconocimiento, medición, presentación o revelación de una partida. Estos cambios son permitidos únicamente en dos circunstancias: cuando son requeridos por una nueva norma o modificación normativa, o cuando el cambio resulta en información más relevante y representativa.

Tratamiento contable: Los cambios en políticas contables se aplican retroactivamente, reexpresando la información comparativa como si la nueva política siempre hubiera estado vigente. Existe una excepción cuando resulta impracticable determinar los efectos del cambio en períodos anteriores.

Cambios en Estimaciones Contables

Las estimaciones contables son importes monetarios en los estados financieros que están sujetos a incertidumbre de medición. Un cambio en una estimación ocurre cuando se revisa el juicio profesional ante nueva información o experiencia acumulada. Por ejemplo, la revisión de la vida útil de un activo fijo basada en patrones de uso observados constituye un cambio en estimación, no en política.

Los cambios en estimaciones se aplican prospectivamente, afectando únicamente el período corriente y los futuros. No se reexpresan períodos anteriores.

Corrección de Errores

Los errores de períodos anteriores son omisiones e inexactitudes en los estados financieros resultantes de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, mala interpretación de hechos, o fraude. A diferencia de los cambios en estimaciones, los errores implican que la información disponible al momento de preparar los estados financieros no fue utilizada correctamente.

Tratamiento contable: Los errores significativos de períodos anteriores se corrigen retroactivamente en los primeros estados financieros formulados después del descubrimiento, reexpresando la información comparativa.

La distinción práctica puede resumirse así: las estimaciones son aproximaciones por naturaleza y pueden necesitar revisión ante información adicional, mientras que los errores representan fallas en el uso de información que estaba disponible.

Errores Comunes en la Elaboración de Políticas Contables

La experiencia en asesoría a pequeñas y medianas empresas colombianas ha permitido identificar patrones recurrentes de error en la elaboración y aplicación de políticas contables.

Copiar políticas de otras entidades sin adaptación: Esta práctica genera manuales que contienen tratamientos irrelevantes para la operación específica de la empresa, mientras omiten políticas para sus transacciones más significativas.

Confundir políticas con procedimientos: Una política establece "qué" tratamiento contable se aplicará; un procedimiento describe "cómo" se ejecuta operativamente. Mezclar ambos conceptos genera documentos extensos pero poco útiles.

Desactualización ante cambios normativos: Las políticas contables deben actualizarse cada vez que el marco de información financiera sufre modificaciones. Operar con políticas basadas en versiones anteriores de las NIIF genera estados financieros no conformes.

Falta de aprobación formal: Políticas que existen solo como documentos del área contable, sin aprobación de la administración, carecen de la legitimidad necesaria para su aplicación efectiva.

Ausencia de conexión con la operación real: Políticas redactadas sin conocimiento profundo del negocio generan tratamientos teóricamente correctos pero imposibles de aplicar en la práctica.

Actualización de Políticas Contables

Las políticas contables no son documentos estáticos. Existen circunstancias que obligan o permiten su actualización.

La actualización es obligatoria cuando el IASB emite modificaciones al marco de información financiera aplicable. Por ejemplo, la próxima tercera edición de las NIIF para Pymes requerirá que todas las entidades del Grupo 2 revisen y actualicen sus manuales.

La actualización es voluntaria cuando la entidad identifica que un cambio de política resultaría en información más relevante y representativa, o cuando cambios en la naturaleza del negocio generan nuevas transacciones que requieren políticas específicas.

Frecuencia recomendada: Más allá de las actualizaciones obligatorias por cambios normativos, es recomendable realizar una revisión integral del manual de políticas contables al menos cada dos años, o cuando ocurran cambios significativos en las operaciones de la entidad.

Responsabilidades en la Elaboración de Políticas

El Concepto 0041 del 2 de marzo de 2022 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública aclara que el responsable, contenido, estructura y revisión de las políticas contables obedecen a los lineamientos establecidos en el control interno de cada entidad.

En la práctica, la elaboración técnica suele ser responsabilidad del contador público de la entidad, quien tiene el conocimiento normativo requerido. Sin embargo, la definición de criterios que implican juicios sobre la operación del negocio requiere la participación activa de la administración.

La aprobación final corresponde invariablemente a la administración o al órgano de gobierno corporativo competente, quien asume la responsabilidad por la información financiera preparada bajo dichas políticas.

Revelación de Políticas Contables en Estados Financieros

La NIC 1 y el párrafo 8.4(b) de las NIIF para Pymes establecen que los estados financieros deben incluir un resumen de las políticas contables significativas en sus notas. Este resumen debe revelar las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las demás políticas contables que sean relevantes para la comprensión de los mismos.

La revelación de políticas no debe confundirse con la transcripción del manual completo. Se trata de comunicar a los usuarios la información necesaria para interpretar correctamente las cifras presentadas.

Implementación Efectiva: Más Allá del Documento

Un manual de políticas contables tiene valor únicamente cuando se aplica de manera efectiva. Para lograr esto, se recomienda establecer mecanismos de socialización con todo el personal involucrado en el proceso contable, desarrollar procedimientos operativos que implementen cada política, incorporar controles internos que aseguren el cumplimiento, y programar revisiones periódicas para identificar desviaciones o necesidades de actualización.

Nota importante: Esta guía proporciona lineamientos generales basados en la normativa vigente a la fecha de publicación. Dada la naturaleza técnica y las particularidades de cada entidad, se recomienda consultar con un profesional contable para la elaboración específica del manual de políticas de su organización.

Última actualización: Enero 2026